В соответствии с нормами международного права документы, составленные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению на территории другого государства при условии их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых они являются.

Для стран, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требования легализации документов, консульская легализация документов не требуется. В этом случае документ заверяется путем проставления специального штампа – апостиля – в соответствующем уполномоченном органе государства. Так, документы, оформленные в специальных административных районах Макао и Гонконг, не легализуются в российских консульских учреждениях в связи с присоединением данных территорий к указанной конвенции. Вместо этого достаточно проставление апостиля уполномоченными органами местных властей: в Гонконге – Офис апостиля Отдела регистрации Высшего суда, в Макао – Отдел людских ресурсов Бюро по вопросам юстиции.

Порядок консульской легализации устанавливается Министерством иностранных дел. Ее основополагающее правило состоит в том, что легализация российских документов для представления иностранным властям осуществляется в Консульском департаменте МИД России, а легализация иностранных документов, предназначенных для представления на территории Российской Федерации, осуществляется российскими консульскими загранучреждениями в этих государствах.

Незнание или несоблюдение гражданами указанного правила приводит к тому, что на территорию Российской Федерации поступают иностранные документы, не прошедшие консульскую легализацию в консульских учреждениях России. Такие документы не могут быть признаны действительными и не принимаются российскими учреждениями к рассмотрению.

Направляя в Российскую Федерацию необходимые иностранные документы, граждане и юридические лица должны убедиться в том, что их документы оформлены правильно, так как возможные последующие проблемы, связанные с их дооформлением (переоформлением) в учреждениях государств происхождения документов и российском консульском учреждении в этом государстве, они смогут решить только лично.

Легализация документов заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой свидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати учреждения на документах. Необходимо иметь в виду, что нотариальное свидетельствование верности перевода документа на русский язык не может заменить его легализацию.

Процедура легализации в КНР предусматривает первоначальное заверение документа в китайской нотариальной конторе. После этого документы должны пройти процедуру удостоверения подлинности содержащихся на них подписи и печати нотариуса в Отделе легализации Консульского департамента МИД КНР (中国外交部领事司认证处) либо в уполномоченных канцеляриях иностранных дел (外事办公室) народных правительств провинций (городов центрального подчинения) КНР. На завершающем этапе в зависимости от того, к какому консульскому округу относится провинция (город), документ направляется в консульский отдел Посольства или соответствующее Генеральное консульство России, где удостоверяются подписи сотрудников МИД КНР.

Консульский округ Посольства распространяется на провинции Ганьсу (г. Ланьчжоу), Гуйчжоу (г. Гуйян), Сычуань (г. Чэнду), Шаньдун (г. Цзинань), Шаньси (г. Тайюань), Шэньси (г. Сиань), Цинхай (г. Синин), Хэбэй (г. Шицзячжуан), Хэнань (г. Чжэнчжоу), Хубэй (г. Ухань), Хунань (г. Чанша), Нинся-Хуэйский автономный район (г. Иньчуань), Автономный район Внутренняя Монголия (г. Хух-Хото), Синьцзян-Уйгурский автономный район (г. Урумчи), Тибетский автономный район (г. Лхаса), а также города центрального подчинения Пекин, Тяньцзинь и Чунцин.

Посольство принимает документы, удостоверенные исключительно в Консульском департаменте МИД КНР. Генконсульства России легализуют только документы, удостоверенные канцеляриями иностранных дел правительств провинций, относящихся к их консульским округам.

Если заявитель проживает вдалеке от города, где есть российское консульское учреждение, он может обратиться в ближайшую уполномоченную канцелярию по иностранным делам с просьбой о последующей пересылке документов в Консульский департамент МИД КНР либо в соответствующее Генеральное консульство России (в зависимости от консульского округа).

В случае приложения к документу (копии документа) перевода ответственность за его соответствие оригиналу несет переводчик, а также нотариус, выполняющий заверение. На этапе оформления и получения документа в китайской нотариальной конторе целесообразно лично проверить (по возможности) правильность перевода и его соответствие оригиналу. В некоторых случаях ошибки, допущенные при переводе, впоследствии могут стать причиной отказа в приеме к рассмотрению документов в российских органах власти. Перевод должным образом легализованного в консульском учреждении документа может быть также оформлен и на территории Российской Федерации.

За совершение консульской легализации с заинтересованных физических и юридических лиц взимается консульский сбор в соответствии с тарифом.

В соответствии с международной практикой и обычаями не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счета, документы о перемещении товаров через границу, соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенные декларации и т.п.). Такие документы признаются в международном общении без легализации.

Не подлежат легализации документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или могут по своему содержанию нанести ущерб интересам Российской Федерации.

Адрес Отдела легализации Консульского департамента МИД КНР: г. Пекин, район Чаоян, ул. Чаоянмэн Нань дацзе, дом 2, 7 этаж (地址:北京市朝阳门南大街2号,外交部南楼7层,邮编:100701).

Время приема: понедельник – пятница, 8.30–11.00 и 13.00-14.00.

Телефон для справок: 010-65889761.

К наиболее распространенным ошибкам, встречающимся в переводах китайских документов, относятся:

— неполное выполнение перевода: сведения о фамилиях и именах (отчествах) лиц, фигурирующих в документах, указываются на иностранных языках (буквами латинского алфавита);

— неточности в указании реквизитов документов: дат, названий, адресов компаний и др.;

— нарушения норм русского языка, приводящие к искажению смысла или делающие невозможным его понимание.

С действующим Административным регламентом, утвержденным Приказом МИД России от 18 июня 2012 г. N 9470 вы можете ознакомиться здесь.