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如何改善员工的工作习惯

作者:吴娟瑜 发表时间:2020-08-18 21:36:01 更新时间:2022-08-08 12:31:10

  课程目的
  完成这个课程后,你就学会
  ■掌握机会,善用所学的技巧来改善员工的工作习惯。
  ■按照“重要步骤”及“基本原则”,策划及主持讨论,从而改善员工的工作习惯。
  适当时候
  员工的工作习惯出现下列问题时,课程所介绍的技巧就相当有用
  ■对员工自己或他人的工作造成不良影响。
  ■违反任职机构的政策或工作程序。
  ■惹人反感,再不能置之不理。
  学习原因
  学习应用这些技巧,可以让你
  ■提高工作小组的生产力。
  ■取得其他组员的尊重和信赖。
  ■在你的支持下,更能协助员工解决不良工作习惯所引起的问题。
  ■提高工作士气和加强团队精神。
  专注于行为方面
  如果要成为一位成功的领导者、主管、经理或组长,你需要员工通力合作,群策群力,以求达到共同的目标。每位员工都要各尽本份,紧守自己的岗位,才可以使工作顺利进行。就算只是一位员工的不良工作习惯,也会引起同事之间的摩擦;如果你不采取相应的行动,纠正这些不良的工作习惯,就很可能会损害整体的士气。
  不良的工作习惯种类很多,其中包括工作中间休息时间过长、违反安全规则、凌乱的工作场所、不适当的衣着、私人电话太多、办公时间闲谈、喜欢与其他员工争执、工作态度散漫、经常请假等等。这些情况都会妨碍工作顺利进行,甚至使其他员工也以为可以违反工作规则,以致不良的风气蔓延,影响整体的工作表现。
  为了减低个别员工不良工作习惯的影响,你需要一些技巧。去察觉及找出这些不良的工作习惯问题,则所需技巧更高。
  在与员工讨论他的工作时,一般都会专注在质或量方面的表现,但是在讨论改善员工的工作习惯时,则需要专注在行为方面,即员工怎样做他的工作。我们要面对这个事实:我们一般都不喜欢别人指责我们工作态度散漫,或者私人电话太多。由于这些情况好像是一些个人的私事,因此在讨论改善工作习惯时,就要特别小心处理。
  判断问题
  在纠正不良工作习惯之前,你需要先指出问题所在。假如员工的不良工作习惯导致以下四重情况,你就须予纠正:
  *影响员工自己的工作表现:这是最常见的情况,而且也是最容易察觉出来的工作习惯问题。例如员工工作中的休息时间过长,以致大量工作,或者工作环境凌乱,以致延误工作进度。
  *影响其他员工的工作表现:一些工作习惯会使人分心,阻碍其他员工工作。这些不良的工作习惯是比较容易察觉得到的,因为当这些情况出现的时候,受影响的员工便会向你投诉。一些经常找同事闲聊的员工,会阻碍其他员工工作。员工下班前没有清理工作场所,也会为下一班在同一地点工作的员工带来不便。
  *违反任职机构的政策或工作程序:你任职的机构已经订下一些规则,为员工确立工作的依据和办事的原则,或者午饭休息时间过长,都是不良的工作习惯,违反工作程序。如果你不采取适当的行动,其他员工很快也会沾上这些不良习惯。
  *惹人反感,再不能置之不理:在这种情况下,你需要运用个人的判断力和洞悉力,这大概是最难以处理的一重不良工作习惯。由于所造成的问题并不明确,又没有明确违反公司政策,员工便会觉得这些不良工作习惯纯属“个人”的事。有些员工常常喜欢讲一些,都会使其他员工感到厌烦。这时侯你便要作出判断,决定是否应该向员工指出问题所在。
  改善习惯带来好处
  改正不良的工作习惯,可以为你自己、其他员工、你的工作小组及整个机构带来好处。最重要的就是可以提高工作小组的士气,其他员工不因个别员工的不良工作习惯,而加重自己工作负担。在改正不良的工作习惯后,工作小组便更加精神振奋,工作环境更合意、更舒适、而且更安全。
  观察情况采取行动
  要讨论不良工作习惯,对你和下属都不是一件愉快的事情。差不多每个人都有自己特殊习惯或独特工作方式,也会使你或其他员工感到不满。所以你要预先决定是否值得提出来讨论。一个原则就是问问自己:“如果员工不改善那工作习惯,我是否会采取纪律处分,而这处分又符合公司的政策和程序呢?”如果你的答案是“否定”的话,那就最好不要提出来讨论,尽力去适应员工的这种工作方式好了?
  维持明确的目的
  在讨论如何改善员工的工作习惯时,其中一个主要目的,就是要员工明白他必须改正不良的工作习惯。研究报告显示,大部分员工都想把工作做好,而且也希望旁人觉得他能够胜任,尤其是在上司的眼中是这样。当你知道他想把工作做好的。要保持友好的讨论气氛,这对于讨论的成败十分

重要。
  假如员工是在被迫的情况下去改变工作习惯,他捎候也会把不满的情绪宣出来,这就会更加难以收拾。
  要清楚明确
  要使到员工改正不良工作习惯的最佳方法,就是要明确说出为什么引起你关注的原因。例如:
  “你用这么长的时间吃午饭,对其他组员是很不公平的,这样会影响小组的工作进度,造成其他员工不满。”
  另一个使员工改正不良工作习惯的方法,就是指出改善工作习惯候所带来的好处。例如:
  “志明,我知道你对货运组长的职位十分有兴趣,就是因为这样,我才特别留意你午饭的时间过长的问题。”
  采纳员工的意见
  要员工改善自己的工作习惯,其中一个最佳的方法,就是请员工提出意见。就算员工提出的方法并非是你所希望的办法,也不妨试一试,看看是否可行。问题是发生在员工身上,解决方法也应该由员工自己想出来。尽可能采纳员工的提议,因为这显示出你重视他的意见。这样可以加强员工的自信,使他更投入解决问题。
  你也应协力员工把提议付诸实行。这表现出你的确是支持员工去改善工作习惯而加强员工的自信心。
  重要步骤
  领导有方的管理人员可以察觉出有关工作习惯的问题所在,而且及早解决。以下的重要步骤可以帮助你有效的与员工讨论他们的工作习惯问题:
  1、清楚说出你所观察到的不良工作习惯。
  2、指出引起你关注的原因。
  3、询问原因,并以开放的态度聆听解释。
  4、强调必须改善工作习惯,并请员工提出解决方法。
  5、讨论每个提议,并向员工提供协力。
  6、协定采取具体行动及订下跟进日期。
  采取重要步骤的原则
  1、要清楚说出你所观察到的不良的工作习惯
  ■要清楚明确
  ■对事不对人
  与员工讨论不良的工作习惯时,很容易会犯下两个错误:
  (1)仅根据听来的,或者是一些别人看见,而你自己没有调查清楚的事情,便向员工提出(例如这样说:“我觉得你近来每天上班都迟到”);
  (2)以一般性的措辞叙述问题(例如“最近你似乎上班不太准时”)。这类字眼很含糊,不同的员工可以有不同的理解,甚至可能被误认为人身攻击。因此,最重要的是针对有问题的行为,而不是个别员工的性格或态度。要维护员工的自尊,不要对他们苛责或严厉批评。你希望员工清楚知道你在说什么,所以要明确清楚地描述你所看见或已证实地具体行为,例如:
  “我接到会计部的一些投诉,说你地采购定单字迹潦草。这个星期我亲自看过,发现有五份定单地订货数量和规格看不清楚。”
  2、指出引起你关注的原因
  ■列出对工作小组及员工的影响
  不良的工作习惯会为你自己、员工、工作小组或机构内的其他带来工作上的问题。心平气和地向员工明确解释为什么这类工作习惯会带来问题,不要使用恐赫的语气,并且避免情绪激动或愤怒。这样做可以维护员工的自尊。要尽量明确清楚地指出,不良的工作习惯会对员工本身或其他员工造成影响(如损害小组士气、减少产量、危及安全等等)。
  “如果你在工作上不戴保护眼镜,不单违反公司的安全规则,还会危害你自己的眼睛。”
  3、询问原因,并以开放的态度聆听解释
  ■避免妄下判断
  ■了解事实
  通常这是你首次与员工讨论问题,他可能有合理的理由,解释为什么会有不良的工作习惯。要给与员工机会,让他解释出现不良工作习惯的原因。理由可能很多,例如个人问题、交通问题、生病等等。无论是什么原因,都要专心聆听,表示了解对方的感受。如果妄下结论,只会引致更多的问题。你的目的是要了解一切与不良工作习惯有关的事实。
  4、强调必须改善工作习惯,并请员工提出解决方法
  ■表示谅解,保持立场坚定
  要让员工明白他必须纠正不良的工作习惯,这是势在必行的。最重要的是要员工想出办法,在适当的时机把问题解决。当你解释这一点时,要表示了解对方感受,但也要保持立场坚定。请员工提出改善工作习惯的建议,你会发觉这样会较容易员工纠正问题。例如可以这样说:
  “我们怎样才能确保这个问题在下季度检查之前得到改善呢?我希望听听你的意见,你比我更了解这个情况。”
  专心聆听每个提议,在有需要的时候向员工提问,但要避免结论?
  5、讨论每个提议,并向员工提供协助
  ■讨论各提议的优点和缺点
  ■表示愿意提供协助
  详细

讨论每个提议,衡量各提议的优劣之处,并紧记维护员工的自尊。例如可以用这个表达方法:
  “你提出的意见很好。让我们逐一谈谈吧。”
  习惯并不容易改变,向员工表明你知道改变是很困难的,并且给与支持。员工了解到你真的想帮助他,他就会更加努力去改正不良的工作习惯。
  6、协力采取具体行动及订下跟进日期
  ■尽可能采纳员工的提议
  让员工自己选择最佳方法,纠正不良的工作习惯。这是员工自己的切身问题,应由他自己选择处理的方式。这显示出你对员工充满信心,加强他的自信。
  主管要尽量让员工用自己提出其他方法,倘若员工在实行时遇到困难,主管可再跟员工进行讨论,决定采取别的方法,改善工作习惯。
  在讨论结束前,订下具体的跟进日期,这样可使员工明白你对于改正不良的工作习惯是十分认真的,让他知道你会留意改善工作的进展情况。如有需要,会有进一步的行动。
  总结
  采用积极的方法
  在工作中,我们每个成员必须同心协力,一起达到共同的目标,这是十分重要的。不良的工作习惯会损害你苦心经营的团队精神;如果让问题继续恶化下去,不良的风气蔓延,甚至会影响整个工作小组的士气。在这个课程所学到的技巧,可以帮助你成功地与员工讨论如何改正不良的工作习惯。
  员工也希望改正自己不良的工作习惯,但是如果你用恐赫或威迫的方法来达到目的,只会使员工更加不满,日候产生的问题就更解决。在这个课程中,你学会了应该以积极的态度,跟员工讨论为什么不良的工作习惯会引起你关注。
  现在,你以学会专心聆听员工的解释,并表示了解他的感受。工作习惯问题背后都可能有它的原因,例如亲人健康欠佳或生病。但是,切记要强调必须改正不良的工作习惯,并鼓励员工想出解决办法。
  重要原则
  在实际应用这些技巧时,请紧记
  ★针对事而不针对人。
  ★要衡量明确清楚,同时要维护员工的自尊。
  ★以开放谅解的态度聆听对方。
  ★鼓励员工想出解决方法。
  ★尽可能采纳员工的提议。
  ★订立具体的跟进日期。

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